Skuteczność osobista- jak ją poprawić

Opublikowane przez Gulewicz Maria Magdalena w dniu

Coraz częściej zadajemy sobie pytanie, jak poprawić swoją skuteczność. Nadmiar we wszystkich dziedzinach naszego życia oraz natłok informacji, którymi jesteśmy codziennie zalewani spowodował konieczność nieustannego dokonywania wyborów.

Każdego dnia pozyskujemy ich więcej niż nasi przodkowie w ciągu całego życia.

Dodatkowo wciąż przyspieszjąca dynamika w każdym aspekcie życia i intensyfikacja zadań do wykonania powoduje, iż pomimo, że intuicyjnie czujemy, że lepiej jest zrobić mniej a dobrze, ulegamy presji czasu rozwijając niszczącą umiejętność wielozadaniowości. W tym artykule przedstawię Ci 5 Zasad Efektywności, którymi się kieruję. 

UZALEŻNIENI OD DEKONCENTRACJI

Dziś robimy więcej rzeczy niż dawniej, jednak utraciliśmy kontrolę nad uwagą. Jesteśmy uzależnieni od dekoncentracji i utraciliśmy skuteczność. Dlatego w mojej książce „Jak odzyskać utraconą skuteczność” przedstawiłam swoje spojrzenie na zasady skutecznego działania. Wymaga ona zarówno świadomości, jak i pracy nad sobą.

Skuteczność nie jest bowiem kompetencją, którą albo w sobie masz, albo nie. Wręcz przeciwnie, jest to ekscytującą drogą rozwoju, którą każdy z nas może z pełnym entuzjazmem i radością podążać. 

Umiejętne panowanie nad uwagą jest warunkiem nie tylko sukcesu zawodowego, ale udanego życia. Dzięki umiejętności koncentrowania uwagi osiągamy nie tylko dobre wyniki, ale także satysfakcję z wykonanego zadania.

Jak więc podnieść swoją skuteczność w tym zakresie w wymiarze zarówno osobistym i organizacyjnym?

Sposobem na skuteczność i osiąganie najlepszych rezultatów jest umiejętna selekcja zadań oraz skupienie.

ZASADA 1: OGRANICZAJ SIĘ

Cierpimy z powodu hiperaktywności i problemów z ustalaniem priorytetów. Sposobem na skuteczność jest paradoksalnie ograniczanie się. Polega ono na ignorowaniu rzeczy, które w danej chwili możemy zrobić i skupianiu się wyłącznie na tych, które zrobić należy.

Skuteczność polega bowiem na sprawnej eliminacji zadań, a nie na ich mnożeniu.

Miotamy się wśród codziennych obowiązków, często zajmując się rzeczami, które właśnie trafiły na nasze biurko lub skrzynkę pocztową. Często sprawy najważniejsze zdane są na łaskę najmniej ważnych tylko dlatego, że właśnie zadzwonił telefon lub kalendarz wyświetlił kolejne spotkanie, które właśnie się zaczyna.

LISTA ZADAŃ 80/20

Najczęściej stosowaną strategią radzenia sobie z tego typu problemem jest tworzenie list zadań. Jednak tutaj także pojawiają się wyzwania.

Nasze listy zadań często spisujemy na kartce formatu A4, zapisanej drobnym drukiem – żeby się zmieścić. Sama tak robiłam – do czasu, aż nie zastosowałam reguły Pareto 80/20. W uproszczeniu mówi ona, że 80 proc. rezultatów osiągamy dzięki 20 proc. nakładu pracy.

Dokonując krytycznej priorytetyzacji zaczęłam eliminować zadania do wykonania do czasu, aż lista redukowała się do jednego. Listę zadań rewidowałam co wieczór, aby następnego ranka- zaraz po przyjściu do firmy zajmować się nieprzerwanie właśnie tym jednym, najważniejszym zadaniem.

Nie otwierałam maili, nie odbierałam telefonów. Nie szłam nawet po kawę, aby nie rozproszyć się na przypadkowych rozmowach ze współpracownikami.

Problem z selektywnością nie dotyczy wyłącznie pracowników, ale w dużym stopniu drenuje skuteczność dużej części biznesów.

Gdy przyjrzymy się planom strategicznym dużych firm, zauważymy, że jest to często lista wielu priorytetów, gdzie każdy z nich dodatkowo złożony jest jeszcze z kilku celów szczegółowych. Takie plany strategiczne nie działają, bo nikt ich nie rozumie.

Maksymalizować można tylko jedną zmienną. Pozostałe zmienne stanowią ograniczenie. 

ZASADA 2: DAJ SOBIE CZAS

Kolejną istotną kwestią jest czas, jaki dajemy sobie (lub jest nam narzucany) na wykonanie złożonych zadań. Najczęściej nie jest wystarczający na wykonanie ich naprawdę rzetelnie. Dziś bardziej cenimy sobie liczbę wykonanych zadań, niż ich zgłębianie. Poznawanie kontekstu, nadawanie znaczenia- czyli czynności, które tworzą wartość. Jak więc mamy się uczyć?

Życie z rozproszoną uwagą nie pozwala na refleksję, która jest przecież niezbędna, żeby radzić sobie w zmieniającym się dynamicznie świecie. Jeżeli ulegamy presji czasu, zawsze cierpi na tym jakość i rzetelność.

Wielozadaniowość i napływ informacji z różnych źródeł jednocześnie powoduje spłaszczanie treści i utrudnia ustalanie priorytetów.

ZASADA 3: WYBIÓRCZA IGNORANCJA

Jeszcze nie tak dawno temu w większości ofert pracy wielozadaniowość była bardzo poszukiwana, jednak wiele firm zdało sobie sprawę z negatywnych jej konsekwencji. Każdy z nas ma określone zasoby energii i czasu. Jeśli przeznaczamy je po trochę na wszystko, nie osiągniemy wiele.

Okazuje się bowiem, że osiąganie ponadprzeciętnych rezultatów zależy od właściwego aranżowania sekwencji zadań, a nie ich jednoczesności.

W ostatnich latach pracownicy usiłowali wykształcić umiejętność wielozadaniowości, ponieważ natłok spraw i zadań nie pozwalał już poświęcić się jednej rzeczy i rzetelnie zgłębiać sprawy. Nawet jeśli przez jakiś czas strategia zajmowania się wieloma rzeczami na raz była skuteczna, to wywierała ogromną presję na życie zarówno zawodowe, jak i prywatne pracowników. Z biegiem czasu pojawiały się negatywne konsekwencje: niezadowalające rezultaty, niedotrzymane terminy, nadmierny stres, pozostawanie w pracy po godzinach, problemy ze snem, niezdrowa dieta, brak ruchu, osłabione kontakty rodzinne i przyjacielskie, itd.

CZY MOŻNA ROBIĆ WIELE RZECZY JEDNOCZEŚNIE?

Niewielu z nas dziś pamięta, że termin „wielozadaniowość” (ang. multitasking) pojawił się w latach 60. do opisania właściwości komputerów. Oznaczał on jednak nie wykonywanie wielu zadań jednocześnie – jak to dziś pojmujemy – a wykonywanie wielu operacji naprzemiennie. Komputery mogą w danej chwili przetwarzać tylko jedną część kodu, a ich wielozadaniowość polega na ciągłym przełączaniu się z zadania na zadanie, aż do ich ukończenia.

Ludzie potrafią, co prawda, wykonywać kilka czynności na raz – rozmawiać i chodzić, jeść i czytać – ale nie są w stanie skupić się na dwóch równoległych operacjach. Nasza uwaga przeskakuje pomiędzy zadaniami. W przypadku komputerów nie ma z tym większego problemu, jednak u ludzi rodzi to istotne konsekwencje.

Dziś mamy kłopot ze skupieniem się wyłącznie na jednej czynności. Rozmawiając z kimś – czytamy wiadomości na telefonie. Ucząc się – słuchamy muzyki. Czytając gazetę – oglądamy telewizję. Jednocześnie prowadzimy samochód i jemy.

Co drugi polski kierowca rozmawia przez telefon prowadząc samochód, a co trzeci wysyła w czasie jazdy SMS-y.

Presja wielozadaniowości wywarła istotne piętno na funkcjonowaniu człowieka. Nie chodzi już tylko o brak czasu na zrobienie wszystkiego, ale o poczucie presji zajmowania się wieloma sprawami naraz. Co prawda zdajemy sobie sprawę, iż zajmowanie się wieloma sprawami na raz może być niebezpieczne. Dlatego oczekujemy, że kierowca taksówki nie będzie rozmawiał przez telefon, a pilot samolotu czy chirurg będzie wykonywał swoją pracę w absolutnym skupieniu. 

Każdy człowiek myśli średnio o 4 tys. różnych sprawach w ciągu dnia. Co 14 sekund pojawia się więc nowa pokusa, aby coś zrobić. Umiejętność panowania nad sobą i wyznaczania priorytetów będzie więc kluczowa dla osiągnięcia sukcesu. 

ZASADA 4: ZARZĄDZAJ SWOJĄ DOSTĘPNOŚCIĄ 

Umożliwiając innym stały dostęp do siebie- sami sobie przeszkadzamy. Podobnie, gdy działamy w chaotycznym trybie przeskakiwania z zadania na zadanie, skupiając się na tym, które właśnie wpadło, zamiast na tym najważniejszym.

Badania dowodzą, iż praca pracowników umysłowych przerywana jest średnio co 11 minut.

Lwią cześć czasu pracy pochłania ponowne skupienie się na zadaniu. Jednocześnie zajęcie się nową czynnością i powrót do niedokończonego wcześniej zadania zajmuje określoną ilość czasu. Przełączanie się między zadaniami wiąże się z kosztem w postaci utraty czasu. Szacuje się, iż rozproszenie może stanowić nawet 1/3 czasu pracy.

Przez wiele lat pracy w korporacji w ogromnej dynamice zauważyłam, że duża liczba połączeń telefonicznych, SMS-ów, maili oraz spotkań negatywnie wpływała nie tylko na moją produktywność, lecz także na poziom odczuwanego przeze mnie stresu. Nie tylko rozpraszały one moją uwagę i niweczyły koncentrację, ale – jak się okazało – w wielu przypadkach zwalniały innych ludzi z podejmowania działań i samodzielnego myślenia. Gdy ciężar ciągłej dostępności stał się nie do zniesienia, mój telefon komórkowy już na zawsze pracował w trybie wyciszonym. Moje życie zyskało nową jakość, a ludzie byli zmuszeni do odpowiedzialności i samodzielności.

Brzmi przerażająco? Wiem. Lęk przed byciem niedostępnym może paraliżować i natychmiast znajdziemy wiele wymówek – argumentów przeciw. Zapewniam, że jest to możliwe. Co więcej, ludzie nauczyli się samodzielnie rozwiązywać swoje problemy i dzwonili do mnie wyłącznie w przypadkach, kiedy moje wsparcie było niezbędne – wówczas pisali maila czy SMS-a z krótkim opisem sytuacji. Zawsze oddzwaniałam na nieodebrane telefony, ale tylko w wyznaczonym na to czasie. Jeśli nie jesteś lekarzem w czasie dyżuru – także możesz to zrobić. Kluczem do wolności jest świadomość oraz dążenie do złotego środka – dla każdego może on jednak okazać się inny. 

POSTAW GRANICE I ZYSKAJ SZACUNEK

Gotowość do rozpraszania uwagi wynika często z braku umiejętności stawiania granic lub lęku przed ich wyznaczeniem. Ponieważ pełna dostępność jest teraz normą, boimy się, że zostaniemy ocenieni, jako niezaangażowani. W rzeczywistości mamy znaczący wpływ na regulację oczekiwań w zakresie tempa naszej reakcji. Odruch natychmiastowego udzielania odpowiedzi daje odbiorcy informację, że jesteś dostępny zawsze – od przebudzenia, aż po głęboki sen. I takie staje się niechybnie oczekiwanie Twojego szefa czy klienta.

Zamiast działać odruchowo, postaraj się wyznaczyć sobie czas na odpowiadanie na maile. Na początek może to być 3 razy w ciągu dnia, ale tylko w określonych porach.

Jeśli obawiasz się przeoczenia ważnej informacji, utwórz automatyczną odpowiedź z informacją kiedy odpowiesz na otrzymanego maila, a gdy ktoś pilnie potrzebuje kontaktu niech napisze wiadomość SMS na komórkę z prośbą o kontakt. Ponadto możesz wytłumaczyć swoje postepowanie ważnym klientom, przełożonym czy współpracownikom. Niemal natychmiast przekonasz się, że obawy przeoczenia jakiejś ważnej informacji są zupełnie bezzasadne.

Kierowanie uwagi na to, co w danej chwili jest najważniejsze nie jest zadaniem prostym, ponieważ wymaga ciągłego ćwiczenia i świadomego stawiania sobie priorytetów. W ciągu dnia pojawi się wiele spraw i zdarzeń, które będzie nam w tym przeszkadzać. Nie działaj odruchowo, reagując na każdą prośbę i nową informację. Każdego dnia podejmuj decyzję, co w danym momencie jest najważniejsze i konsekwentnie do tego dąż.

ZASADA 5:  WYCISZ DIALOG WEWNĘTRZNY

Jednak nie tylko świat zewnętrzny będzie nas prowokował do rozpraszania się oraz zmiany planów. Musimy zdać sobie sprawę, że kolejny wróg efektywności czai się w nas samych pod zwiewną postacią dialogu wewnętrznego. O ile ujarzmienie świata zewnętrznego nie jest łatwym zadaniem, to już próba regulacji świata wewnętrznego wymaga jeszcze bardziej wysublimowanych metod.

Nasz mózg lubi wędrować własnymi ścieżkami i nawet, gdy mamy silne postanowienie koncentrowania się na wyznaczonym przez siebie zadaniu, on będzie wędrował do przyszłości, przeszłości, sytuacji, emocji.

Zastanów się ile razy w trakcie tej lektury Twój mózg prowadził dialog wewnętrzny. Ile istotnych spraw przyszło Ci do głowy. Ile razy zerknąłeś na telefon czy nawet odpisałeś/-łaś na maila. Dlatego rozwijanie umiejętności bycia w teraźniejszości może stanowić nie tylko o sukcesie zawodowym, ale także o jakości całego naszego życia. 

Koncentracja to taka sama umiejętność jak czytanie i pisanie, która we współczesnym biznesie musi być rozwijana przez liderów i przywódców.

Ponadprzeciętne rezultaty są pochodną wyborów, jakich dokonujemy oraz podejmowanych przez nas działań. Przeciętnie otrzymujemy od 50 do 150 maili dziennie. Musimy umieć radzić sobie z napływającymi do nas informacjami i selekcją informacji nieużytecznych. Samo kasowanie niechcianych reklam i spamu zajmuje nam dużo czasu.

Większość z nas cały czas sprawdza pocztę i czyta maile. Zapytani o przyczynę takiego stanu rzeczy wskazujemy najczęściej, że musimy być na bieżąco. Zastanówmy się, czy tak w istocie jest? Czy może kieruje nami nieuświadomiony i wyrobiony przez lata nawyk ciągłego sprawdzania poczty, którego zwalczenie wymagałoby kontroli i pokładów silnej woli? A może dzięki takiej rutynie czujemy się bardziej wydajni i skuteczni?

Umiejętności wytrwania w skupieniu w długich okresach, wyłączenia od rzeczy rozpraszających i zapału dążenia do rozwiązania wymagają ćwiczenia. To tak jak z mięśniami, które nieużywane słabną. Im częściej się dekoncentrujemy, tym bardziej spada nasza zdolność do skupienia uwagi. Jednak niezależnie od wrodzonego talentu jesteśmy w stanie osiągnąć mistrzowski poziom niemal w każdej dziedzinie dzięki ścisłemu ukierunkowaniu i ćwiczeniom. Problem stanowi jedynie mobilizacja do stałej koncentracji na jednej rzeczy.

Fragment książki „Jak odzyskać utraconą skuteczność”.