Jak sobie radzić podczas spotkań firmowych

Opublikowane przez Gulewicz Maria Magdalena w dniu

Większość z nas spędza dużo czasu na spotkaniach firmowych. To tam dzielimy się pomysłami i podejmujemy decyzje. Ale dla kobiet spotkania mogą być istnym polem minowym. 

Badania i własne doświadczenia pokazują, że podczas spotkań: 

  • kobiety mówią mniej niż mężczyźni, 
  • częściej im się przerywa, 
  • ich pomysły są bardziej rygorystycznie analizowane, 
  • czasami mężczyźni  przypisują sobie ich pomysły.

Poza tą damsko-męską dynamiką, kobiety mogą również same siebie sabotować podczas spotkań. 

Na przykład, niektóre kobiety poprzedzają swoją wypowiedż, mówiąc: “to być głupi pomysł”, albo “pewnie już o tym pomyślałeś”. 

Te zachowania sprawiają, że spotkania mogą stanowić wyzwanie dla wielu kobiet. 

Kiedy jednak zbyt bardzo obawiasz się, że nie zostaniesz wysłuchana czy potraktowana poważnie, dojdziesz do dość frustrującego miejsca i utracisz swój głos.

To duża strata- zarówno dla ciebie, jak i dla twojej firmy. Kiedy twoje własne doświadczenia z przeszłości nauczą cię przewidywać, że ktoś ci przerwie lub wejdzie w głos na spotkaniu, przygotuj sobie strategię, jak sobie z tym poradzić.

A oto kilka z nich. 

Jak sobie radzić podczas spotkań firmowych
  • przygotuj sobie listę punktów

Przygotuj sobie listę punktów, które chcesz omówić podczas spotkania, aby dokładnie wiedzieć, co chcesz omówić. 

  • “zabezpiecz tyły”

Nakreśl, czego oczekujesz, a następnie poproś drugą osobę o wsparcie. Chcesz, żeby była przygotowana , aby zareagowała w stylu: “ to naprawdę dobry pomysł, który właśnie miała Dorota”, albo “chcę się tylko upewnić, że wszyscy usłyszeli to, co Kasia właśnie powiedziała; trafiła w punkt”. 

Zgadzając się z wyprzedzeniem na wzajemne wzmacnianie i wspieranie siebie, możesz uzyskać wsparcie dla swoich pomysłów, a także dla pomysłów innych kobiet w twojej firmie.

Następnym razem, gdy twój pomysł nie przyciągnie uwagi, na jaką zasługuje, twoi sojusznicy mogą go poprzeć i wzmocnić twój głos. 

  • przerywaj przerywającym 

Kiedy podczas spotkań firmowych ktoś próbuje przejąć uznanie za to, co powiedziałaś, możesz powiedzieć: 

“Dziękuję za podkreślenie tego, o czym mówiłam kilka minut temu. To ważny punkt i cieszę się, że znowu o tym rozmawiamy”. 

A jeśli ktoś wchodzi ci w słowo, spróbuj tego:

“Jest jeszcze kilka istotnych kwestii, które chcę poruszyć. Potrzebuję na to jeszcze kilku minut”. 

Albo po prostu: 

“jeszcze nie skończyłam, pozwól mi dokończyć”. 

Kiedy przerywasz przerywającym, unikaj używania języka przepraszającego. 

Jeśli jesteś pewna swoich pomysłów, trzymaj się ich- nie ma potrzeby nikogo przepraszać. 

  • wzajemne wspieranie się

Po czwarte, szukaj sposobów na wzajemne wspieranie się podczas spotkań firmowych.

Jeśli usłyszysz, że ktoś komuś przeszkadza, wstaw się za nią. 

“Pozwólmy Joannie dokończyć swoją myśl”.

Wreszcie, możesz przeprowadzić rozmowę offline z ludźmi, którzy nieustannie stwarzają problemy. Mogą nie być świadomi tego, co robią. 

Możesz także zasugerować, aby ludzie przyjęli politykę “nie przerywania” podczas spotkań i zaangażować wszystkich uczestników w jej egzekwowanie. 

Spotkania firmowe są ważne

Spotkania są istotną częścią wymiany pomysłów. A twoje pomysły mają znaczenie, więc przygotuj własne strategie, które zadziałają dla ciebie i dla twoich koleżanek, i wykorzystaj je, aby pomóc sobie nawzajem by być wysłuchanymi. To będzie z korzyścią dla ciebie i twojego zespołu.

Poniżej znajdziesz kilka scenek, w których Sarze ktoś przerywa na spotkaniu i porad, jak może sobie z tym poradzić.

Scenka 1: Kiedy Sara pozwoliła, aby jej przerwano

[Sara] Dzięki za przybycie dzisiaj.

Chciałam się z wami podzielić, moją propozycją programu referencyjnego dla klientów. Myślę, że dział marketingu powinien przeprowadzać wywiady z klientami miesiąc po ich zarejestrowaniu się…  

[Adam- wchodzi w słowo]… Nie sądzę, aby nasi klienci mieli wystarczające doświadczenie z naszymi usługami już po jednym miesiącu. Myślę, że powinniśmy poczekać trzy miesiące. 

[Piotr]  Zgadzam się z Adamem. 

Scenka 2: Kiedy Sara przeszkodziła przeszkadzającemu

[Sara] Dzięki za przybycie dzisiaj.

Chciałam się z wami podzielić, moją propozycją programu referencyjnego dla klientów. Myślę, że dział marketingu powinien przeprowadzać wywiady z klientami miesiąc po ich zarejestrowaniu się…  

[Adam- wchodzi w słowo] Nie sądzę, aby nasi klienci mieli wystarczające doświadczenie z naszymi usługami już po jednym miesiącu. Myślę, że powinniśmy poczekać trzy miesiące. 

[Sara] Adam pozwól mi wyjaśnić. Myślę, że możesz być zaskoczony, jak podobne mamy zdanie. Jak już mówiłam, moja propozycja dotycząca nowego programu referencyjnego dla klientów polega na tym, aby dział marketingu przeprowadzał wywiady z klientami miesiąc po zarejestrowaniu się w serwisie, aby uzyskać “pierwsze wrażenie”, a następnie ponawiał wywiady co trzy i sześć miesięcy, aby zmierzyć zmiany.. 

[Piotr] Hmm, to ciekawy pomysł.

[Adam]  Tak, to ciekawe. Nie myślałem o tym w ten sposób, ale podoba mi się ta propozycja.

Scenka 3: kiedy Sara pozyskała sojusznika

[Sara] Dzięki za przybycie dzisiaj. Chciałam się z wami podzielić, moją propozycją programu referencyjnego dla klientów. Myślę, że dział marketingu powinien przeprowadzać wywiady z klientami miesiąc po ich zarejestrowaniu się…  

[Adam – wchodzi jej w słowo] Nie sądzę, aby nasi klienci mieli wystarczające doświadczenie z naszymi usługami już po jednym miesiącu. Myślę, że powinniśmy poczekać trzy miesiące. 

[Alicja] Adam myślę, że Sara jeszcze nie skończyła mówić. Dajmy jej szansę dokończyć myśl, zanim podejmiemy decyzję. Chciałbym usłyszeć, co ma do powiedzenia. 

[Sara] Dzięki Alicja. Jak już mówiłam, moja propozycja dotycząca nowego programu referencyjnego dla klientów polega na tym, aby dział marketingu przeprowadzał wywiady z klientami miesiąc po zarejestrowaniu się w serwisie, aby uzyskać “pierwsze wrażenie”. A następnie ponawiał wywiady co trzy i sześć miesięcy, aby zmierzyć zmiany.. 

[Piotr] To ciekawy pomysł.

[Adam]  Tak, to ciekawe. Nie myślałem o tym w ten sposób, ale podoba mi się ta propozycja.

Scenka 4: Kiedy ktoś kradnie pomysł Sary

[Piotr] Potrzebujemy nowych pomysłów na naszą jesienną kampanię marketingową. Czy ktoś o tym pomyślał? 

[Sara] Ja mam pomysł, żeby zrobić akcję “Powrót do szkoły”…

[Adam – wchodzi jej w słowo] Zanim przejdziemy do szczegółów nowej kampanii, może porozmawiajmy o harmonogramie? Czy to jest coś, co chcemy rozpocząć od razu, czy mamy zamiar poczekać, aż zamkniemy kwartał? 

[Piotr] Prawdopodobnie poczekamy do zamknięcia kwartału.

[Adam] Dobrze. To biorąc pod uwagę te ramy czasowe, myślę, że może “Powrót do szkoły”. Może włączymy mamom trochę emocji w związku powrotem dzieci do szkoły. 

[Piotr] To świetny pomysł Adam, powiedz nami więcej. 

Scenka 5: Kiedy Sara nie pozwala ukraść sobie pomysłu

[Piotr] Potrzebujemy nowych pomysłów na naszą jesienną kampanię marketingową. Czy ktoś o tym pomyślał? 

[Sara] Ja mam pomysł, żeby zrobić akcję “Powrót do szkoły”…

[Adam – wchodzi jej w słowo] Zanim przejdziemy do szczegółów nowej kampanii, czy możemy porozmawiać o harmonogramie? Czy to jest coś, co chcemy rozpocząć od razu, czy mamy zamiar poczekać, aż zamkniemy kwartał? 

[Piotr] Prawdopodobnie po zamknięciu kwartału.

[Adam] Dobrze. To biorąc pod uwagę te ramy czasowe, myślę, że może “Powrót do szkoły”. Może włączymy mamom trochę emocji w związku z powrotem dzieci do szkoły. 

[Piotr] To świetny pomysł Adam, powiedz nam więcej. 

[Sara] Dziękuję, że wracasz do pomysłu “Powrotu do szkoły”, który zasugerowałem na początku spotkania. Dużo o tym myślałam i mam taki pomysł, żeby….

Scenka 6: Kiedy Sara korzysta z pomocy sojusznika, gdy ktoś chce ukraść jej pomysł

[Piotr] Potrzebujemy nowych pomysłów na naszą jesienną kampanię marketingową. Czy ktoś o tym pomyślał? 

[Sara] Ja mam pomysł, żeby zrobić akcję “Powrót do szkoły”…

[Adam – wchodzi jej w słowo] Zanim przejdziemy do szczegółów nowej kampanii, czy możemy porozmawiać o harmonogramie? Czy to jest coś, co chcemy rozpocząć od razu, czy mamy zamiar poczekać, aż zamkniemy kwartał? 

[Alicja] Adam, naprawdę chciałbym usłyszeć, co Sara ma do powiedzenia. To wygląda na dobry pomysł. Opowiesz nam więcej? Powiedziałaś, “Powrót do szkoły”? Potem może porozmawiamy o harmonogramie. 

[Sara] Dzięki Ala, tak wyobrażam sobie kampanię “Powrót do szkoły”, w której…